Comment faire une réponse négative à un candidat ?

Nous parlons souvent de la difficulté à sourcer, à recruter et à onboarder un candidat ou un nouvel employé. Rares sont les articles à propos du refus d’un candidat et de la réponse à lui fournir. Ce moment peut parfois paraître déstabilisant humainement ou professionnellement. 

Il y a toujours un doute : dois-je vraiment l’écarter de mon process de recrutement ? Si je le forme à telle expertise ou tel outil, conviendrait-il à mon besoin de recrutement ? Comment lui annoncer qu’il ne continue pas le processus tout en restant en bons termes, « au cas où », pour un autre poste qui lui correspondrait mieux ? 

Autant de questions qui restent parfois sans réponse. Chez Bluecoders, nous nous sommes donné la mission de ne pas vous laisser sans les outils pour bien recruter et pour bien gérer vos candidats.

Dans cet article, nous allons décortiquer comment apporter une réponse négative à un candidat tout en le conservant dans votre base de candidats. 

Pourquoi faut-il absolument répondre aux candidats ? 

À chaque étape de votre processus de recrutement, vous allez devoir écrémer votre pipeline de candidats : que ce soit au moment de la qualification selon vos critères d'aptitudes et d'expériences ou plus loin dans le processus après les étapes d’étude de cas et les entretiens finaux.

Qu’importe l’étape du processus, il est primordial de toujours répondre aux candidats. Et ce pour différentes raisons. 

Vos candidats construisent votre réputation

Tous les candidats qualifiés ou non participent à la construction de votre réputation. Le bouche-à-oreille a un impact beaucoup plus important qu’on ne le pense lorsqu’il s’agit du recrutement et notamment du recrutement des profils tech. Ne pas répondre à vos candidats peut entraîner de la frustration et de l’incompréhension chez vos candidats. 

Cela peut se répercuter sur des profils futurs, peut-être plus qualifiés, qui auront entendu parler de votre implication moindre dans les processus et du délaissement pour les candidats qui ne correspondent pas au profil recherché.

Vos candidats peuvent correspondre à d’autres postes futurs

Lors de votre processus de recrutement, il se peut que vous remarquiez un potentiel chez un candidat, mais pas pour le poste à pourvoir en priorité. Vous vous dites alors, pas de soucis, nous pouvons le recruter pour un autre poste futur, nous le re-contacterons à ce moment-là. Erreur 404 !

Dans cette situation, il est d’autant plus important de répondre au candidat en lui faisant savoir que son profil vous intéresse et qu’il correspond à la culture d’entreprise, mais que vous n’avez pas de poste qui lui correspondrait à lui proposer actuellement. 

Cette réponse est aussi une invitation à vous recontacter s’il cherche dans un futur plus ou moins proche un nouveau poste. Il se souviendra de votre réponse et du bon échange avec votre recruteur et hésitera moins à vous recontacter.

Il est important de ne pas négliger votre vivier de candidats existants. Cela permet de gagner en temps, en coût d’acquisition de talent et d’augmenter votre retour sur investissement. 

Vos candidats peuvent vous apporter de nouveaux candidats

Enfin, il se peut que votre candidat corresponde plus à la culture d’une autre entreprise avec qui vous échangez régulièrement. Vous pouvez dès lors le rediriger vers une autre entreprise avec un poste similaire qui, si le recrutement est fructueux, n’hésitera pas à vous présenter certains de leurs candidats. 

Vos candidats, même si vous ne les recrutez pas, sont donc des leviers de croissance et de marketing importants. D’où l’importance de leur envoyer une réponse, même négative. 

Quelles sont les réponses attendues par le candidat ? 

Comme nous l’avons expliqué précédemment, vos candidats, sélectionnés ou non, véhiculent une image de votre entreprise. Or tout être humain souhaite être respecté et vous souhaitez également que votre entreprise dégage une image respectueuse de vos employés. Cela commence dès le recrutement. 

Vos candidats s’attendent en premier lieu à être pris en considération et avoir une marque de respect dans vos échanges. 

Vos candidats attendent également une réponse de votre part afin de passer à autre chose ou de valider un autre processus de recrutement selon votre réponse.

Enfin, vos candidats apprécieront des retours sur leurs entretiens afin de comprendre pourquoi ils n’ont pas été sélectionnés et quelles sont les pistes d’amélioration. 

À ce titre, n’attendez pas la fin d’un processus de recrutement pour faire des retours. Il est plus judicieux de faire des retours entre chaque étape du processus de recrutement afin que votre candidat puisse, premièrement, faire preuve de remise en question et, deuxièmement, de volonté d’amélioration.

Comment bien répondre à un candidat ? 

Répondre c’est bien, bien répondre c’est encore mieux ! 

Pour cela chez Bluecoders, nous avons décidé de vous partager quelques astuces et retours personnels afin de répondre au mieux à un de vos candidats qui ne continuerait pas le processus de recrutement. Cela complète l’expérience du recrutement d’un candidat. 

À faire

Il est important de bien répondre à tous les candidats. Pour cela, vous pouvez vous aider d’un format prédéfini afin de garder une structure et d’être sûr de ne rien oublier. Il est également important de les personnaliser au maximum. 

1. Personnaliser votre mail : vous pouvez garder une structure similaire pour tous vos mails de refus s’il s’agit d’un manque de compétences, d’un fit avec la culture de l’entreprise, d’indisponibilité en cas de candidatures spontanées… Éviter à tout prix, les mails automatiques non personnalisés. 
2. Remercier le candidat pour son implication : passer des entretiens demande des engagements à la fois du côté des candidats et du côté des recruteurs. Prenez donc le temps de le remercier pour sa disponibilité. 
3. Expliciter la raison : afin d’avoir une réponse claire de pourquoi le candidat ne correspond pas à vos attentes, explicitez clairement la raison du refus (pas de poste à pourvoir, manque d’une compétence, entente avec un autre candidat…). Adieu les mails vagues, personne n’apprécie se faire embobiner sur un processus de recrutement. 
4. Appuyer les points positifs : il y a toujours du bon dans les entretiens, n’hésitez pas à le souligner afin que le candidat puisse s’appuyer sur ses points forts. Il se sentira d’autant plus mis en valeur et apprécié à sa juste valeur, si vous avez pris le temps de relever les points que vous avez appréciés. Le candidat se sentira plus à l’aise si vous souhaitez le recontacter pour un autre poste. Plus encore, cela vous permet de garder une trace du potentiel du candidat.
5. Souligner les pistes d’amélioration : cette dernière étape reste cruciale. Elle est importante à la fois pour vous et pour le candidat. Pour vous, cela vous aide à mettre des mots sur ce qui a pêché pendant les entretiens. Pour lui, cela lui permet de continuer à s’améliorer pour ses futurs processus. 

À ne pas faire

1. Envoyer un mail générique : personne n’est dupe et tout le monde le remarque. Le mail automatique n’est pas une réponse négative à un candidat. S’il demeure nécessaire dans le processus de recrutement, il doit seulement servir à avertir de la prise de connaissance du dossier par les recruteurs et de la suite du processus pour le candidat. En aucun cas, un mail automatique ne fait lieu de réponse négative à une candidature. 
2. Envoyer un mail sans justification : un mail de refus sans justification est pire qu’un silence. Cela crée à la fois de l’incompréhension et de la frustration. Le candidat risque de vouloir échanger avec vous pour en savoir plus. Vous allez donc perdre plus de temps que si vous aviez directement envoyé un mail contenant une justification au refus de la candidature.
3. Ne pas garder de lien avec le candidat : terminer sur une note positive dans votre réponse négative facilite l’entretien du lien avec le candidat. Il sera dès lors beaucoup plus enclin à échanger une nouvelle fois avec vous. Il ne faut pas sous-estimer la puissance du vivier de candidats.  

Quelques exemples de réponses négatives

Pour manque de compétences sur CV

Bonjour [Prénom]

Merci pour votre candidature suite à l’annonce de [poste] que nous avons posté. Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à [Entreprise]. 

Après une étude de votre candidature, il nous est apparu que vos compétences ne sont pas forcément celles que nous recherchons aujourd'hui, notamment en termes de [compétence requise]. Nous recherchons des personnes possédant plus d'expériences dans le domaine de [domaine]. 

Cela ne remet aucunement en cause vos compétences, mais simplement celles-ci ne sont pas en adéquation avec nos besoins actuels. Nous avons notamment remarqué vos aptitudes en [compétence] et n’hésiterons pas à vous recontacter si un poste de [poste] se libère. 

Nous vous souhaitons une bonne réussite dans vos recherches d’emploi.

Cordialement
[Recruteur]. 

Pour manque de compétences après entretien

Bonjour [Prénom]

Merci pour nos échanges au sujet du poste de [poste] à pourvoir. Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à [Entreprise]. 

Après discussion entre [Recruteur 1] et [Recruteur 2], il nous est apparu que vos compétences ne sont pas forcément celles que nous recherchons aujourd’hui, notamment en termes de [compétence requise]. Certains candidats semblent avoir une expérience plus proche de celle que nous recherchons. 

Nous tenons cependant à vous remercier pour votre disponibilité et votre professionnalisme lors de l’entretien de recrutement du [date]. [Recruteur 1] a particulièrement apprécié [habtitude 1] et vous conseille d’approfondir [lacune 1] pour la suite. [Recruteur 2] souligne [lui/elle] une réelle implication et expertise sur [habtitude 2]. Nous n'hésiterons pas à faire appel à vous si un poste plus adéquat à votre profil se libère.

Si vous souhaitez avoir de plus amples informations sur vos retours d’entretiens, n’hésitez pas à me contacter. 

Nous vous souhaitons une bonne réussite dans vos recherches d’emploi.

Cordialement
[Recruteur]. 

Pour manque d’opportunités

Bonjour [Prénom]

Merci pour votre candidature spontanée, nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à [Entreprise]. Nous accusons réception de votre candidature pour un poste [nom du poste]. 

Malheureusement, les effectifs de notre entreprise sont aujourd’hui complets et nous ne sommes pas à la recherche d’un nouvel élément. Nous ne pouvons donc pas donner une suite favorable à votre demande.

Nous avons tout de fois noté votre spontanéité, vos compétences en [compétence requise] et votre intérêt pour [Entreprise] et souhaitons conserver votre CV dans le cas où un poste de [poste] serait à pourvoir. 

Nous vous souhaitons une bonne réussite dans vos recherches d’emploi.

Cordialement
[Recruteur]. ‍‍